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メールはルール化で時短を図れ!

公開日: : 最終更新日:2014/08/01 営業マン

会社の机上が散らかってる方、十中八九でメール・フォルダも散らかってます。マンションの郵便受けも、きっと散らかってます。部屋も雑草と化している事でしょう。机上を見られただけで、何もかも見透かされてしまいますよ。

仕事が早い人とは?ずばり、探し物の時間が少ない人です。よって、整理整頓が出来ている人です。え~と、あのメールは?書き欠けのプレゼン資料は?とかの探しもので3分を使ったら3/60分のロス・タイムで率にすると5%です。就業時間が8時間なら×3分で合計:24分のロスとなりますが・・・実際はそれ以上のロスだと思います。

重要なメールが探せなくて困った同僚が「部長からのメール見せて・・・」なんて、ビジネスマン失格です。自動振分にするとか、仕事の効率化が計れる努力をしましょう。また、ツール設定の手間暇は惜しまない事です。またメールもルール化すると検索も仕事もグンッと効率が良くなります。

私のメール送信には簡単な件名のルールがあります。これ、取引先にも有効でしたよ。メールの件名ルールは以下です。

例)
◆:社内向けのメールです。
■:社外向けのメールです。
◆と■の数によって重要度が違います。

◆ 社内メール ◆
◆◆ 社内メール重要 ◆◆
◆◆◆ 社内メール最重要か至急 ◆◆◆

■ 社外メール ■
■■ 社外メール重要 ■■
■■■ 社外メール重要か至急 ■■■

◆◇◆ お知らせ ◆◇◆

と、なります。社内メールなのか、社外へ送信したメールなのかは一目瞭然で、仕分けも簡単です。
取引先へ電話して「メールは、見て頂けたでしょうか?」えぇ~と、だったら「件名」をWクリックしてみて下さい。で、上位に出ます。何故なら「■■■」で囲っているからです。

※それと、メールの「件名」も直ぐに分る様、きちんと内容に合った件名にしましょう。
机上が散らかっている人、件名が「貸出機の件」なのにReの返信・返信で、いつの間にか内容が「見積書」とかになってませんか?コレじゃ自分も何のメールを出したのか???でしょ!自分で分らないならメール件名なら、相手は更に分りませんよ!!

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